Mempersiapkan Furniture Kantor

Ketika memulai sebuah usaha, Anda membutuhkan sebuah tempat yang dapat digunakan sebagai kantor untuk mengurus segala keperluan seperti urusan manajemen, perencanaan,  ataupun administrasi perusahaan. Fungsi kantor sangat diperlukan sebagai pusat aktivitas berjalannya perusahaan, baik yang berskala kecil sampai yang berskala besar. Tanpa adanya kantor, perusahaan akan mengalami banyak kendala dalam proses usahanya.

Agar proses tersebut dapat berfungsi dengan optimal, sebuah kantor harus memiliki beberapa perlengkapan dasar guna mendukung lancarnya kegiatan perkantoran. Perlengkapan itu dapat berupa peralatan elektronik, alat tulis, dan furniture. Dalam artikel ini, akan dibahas perlengkapan yang wajib dimiliki dalam sebuah kantor.

1. Peralatan elektronik, manfaatkan teknologi terkini

Hampir setiap saat kita selalu bersentuhan dengan alat-alat elektronik. Peradaban manusia kini dibangun di atas teknologi tersebut. Seluruh aspek kehidupan manusia bergantung pada peralatan elektronik, tak terkecuali dunia perkantoran.

Peralatan elektronik sendiri memiliki berbagai macam jenis. Semua jenis peralatan tersebut berbeda-beda bergantung pada fungsi dan tujuannya. Salah satu contoh peralatan elektronik yang harus dimiliki oleh sebuah kantor adalah komputer. Komputer berfungsi sebagai alat bantu untuk pembuatan surat-surat perusahaan. Surat-surat yang dibuat melalui komputer relatif lebih rapi dan lebih mudah untuk diperbaiki bila ada kesalahan dibandingkan surat yang dibuat dengan menggunakan mesin tik atau tulisan tangan. Komputer juga memiliki banyak fungsi lain seperti pengiriman surat elektronik atau e-mail, pencatatan dan pengolahan data perusahaan, dan pengarsipan data digital perusahaan.

Selain komputer, terdapat juga perlengkapan pendukung seperti printer yang berfungsi untuk mencetak tulisan yang telah dibuat di komputer sebelumnya dan juga mesin fotokopi yang berfungsi untuk menggandakan dokumen-dokumen yang perlu untuk diperbanyak. Bahkan, di beberapa jenis printer terbaru telah tersedia fungsi fotokopi sehingga kebutuhan perlengkapan kantor dapat teringkas dalam satu alat.

Alangkah lebih baik bila peralatan elektronik juga didukung dengan fasilitas yang menunjang fungsinya, seperti listrik dan jaringan internet.

2. Meskipun zaman sudah digital, namun peralatan tulis-menulis manual tetap dibutuhkan

Peralatan tulis harus dimiliki dalam sebuah kantor. Peralatan tulis berguna untuk keperluan tulis-menulis, seperti pencatatan keluar-masuk logistik perusahaan, penulisan di papan pengumuman, dan pembuatan memo atau catatan kecil (sticky notes). Beberapa contoh alat-alat tulis adalah pulpen, spidol, pensil, buku catatan, dan lain-lain.

Walaupun menulis juga dapat dilakukan secara digital. Penulisan digital memiliki kekurangan dibandingkan penulisan menggunakan tangan, antara lain: Pertama, penulisan digital membutuhkan sumber energi listrik, penulisan menggunakan tangan tidak; Kedua, secara intuitif, penulisan menggunakan tangan lebih mudah dan lebih cepat dibandingkan penulisan digital menggunakan alat elektronik; Ketiga, penulisan digital tidak efektif bila digunakan untuk menulis hal-hal kecil seperti memo atau catatan kecil, sebab lebih mudah dilakukan bila menuliskannya langsung menggunakan tangan. Biasanya, hasil penulisan menggunakan tangan tersebut baru akan dipindahkan ke dalam bentuk digital, dengan diketik ulang atau dipindai menggunakan scanner, guna pengarsipan atau keperluan lainnya

3. Ciptakan lingkungan kantor yang nyaman dengan office furniture yang tepat

Office furniture adalah perabotan yang umum dipakai di setiap perkantoran. Office Furniture atau dapat juga disebut furniture kantor dapat menunjang produktifitas kinerja pekerja kantor. Dengan tersedianya fasilitas furniture kantor, maka kegiatan perkantoran dapat berjalanan dengan efektif. Beberapa contoh furniture kantor yang harus dimiliki oleh sebuah kantor adalah kursi dan meja, lemari kabinet, serta brankas.

Kursi dan meja berfungsi sebagai tempat mengerjakan tugas perkantoran. Kursi dan meja juga terdapat berbagai macam jenis. Variasi jenis tersebut menyesuaikan dengan kebutuhan dan kenyamanan masing-masing individu dalam bekerja. Lemari kabinet memiliki fungsi sebagai tempat untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen perusahaan agar tersusun dengan rapi sehingga dapat dengan mudah dicari bila diperlukan. Sedangkan brankas dibutuhkan untuk menyimpan surat dan dokumen berharga perusahaan atau barang-barang yang dianggap berharga dalam sebuah perusahaan.

Perlengkapan yang telah disebutkan di atas adalah contoh perlengkapan dasar yang harus dimiliki dalam sebuah kantor. Terkadang, beberapa kantor juga menyediakan perlengkapan dan fasilitas lain yang dapat menunjang kegiatan perusahaan. Namun sebagai catatan, sebuah perusahaan juga harus merencanakan skala prioritas dan kebutuhan yang perlu dipenuhi terlebih dahulu dalam menjalankan perusahaan sehingga pengadaan perlengkapan perkantoran harus dilakukan dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia agar pengadaan tersebut bermanfaat dan efisien.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

×